Când vorbim de organigramă, se face în general referire la un tip de organigramă a cărui funcție este de a arăta în mod ordonat care sunt ierarhiile posturilor pe care le dețin în cadrul unei companii. Aici sunt enumerați în ordine cei cu cea mai mare responsabilitate și putere. În acest fel, fiecare membru înțelege care este funcția sa în funcție de poziție.
Crearea acestui tip de grafică în cadrul unei companii sau grup de lucru este necesară pentru a menține o ordine stabilită care să prevină dezordinea. Din acest motiv, in acest articol se va face o descriere a care sunt caracteristicile organigramelor, asa cum sunt propuse, pe care acestea trebuie sa le includa sau sa le descrie, precum si cateva sfaturi pentru a le realiza corect.
La ce folosește o organigramă
Funcția acestui instrument grafic este de a afișa o listă cu posturile și diferitele sarcini și responsabilități ale acestora. Dacă este necesar, poate fi inclusă o listă cu toate funcțiile inerente fiecărei poziții.
Organigramele au început să fie folosite în funcție de necesitatea de a putea delimita atât responsabilitățile, cât și ierarhiile celor care lucrează într-o afacere mare, ca și în orice tip de companie. Pe măsură ce numărul de lucrători sau membri ai unui grup de lucru crește, devine necesar să se stabilească linii directoare și să se mențină ordinea. Prin urmare, ajută fiecare angajat să înțeleagă mai bine care sunt funcțiile sale specifice, precum și care sunt relațiile dintre pozițiile cele mai înalte și cele mai de jos.
Fiecare poziție trebuie definită pentru a crea o structură care să-i arate pe toată lumea. De asemenea, este necesar să se stipuleze care sunt posturile care au cele mai mari responsabilități pentru ca acestea să fie coordonate pentru a-i organiza mai bine pe cei care rămân în sarcina lor. Este necesar sa ai o organigrama confirmata pentru a putea realiza un manual de proceduri unde sa fie explicat mai detaliat
. Pentru ca o organigramă să fie bine pregătită, și să descrie cum este cu adevărat compania la care se referă, este necesar să se analizeze și să aibă toate informațiile actualizate necesare. Printre datele de care este nevoie se numără numărul de angajați, funcțiile pe care le îndeplinește fiecare dintre aceștia în funcție de postul pe care îl ocupă și, de asemenea, care sunt departamentele sau grupurile de angajați care lucrează împreună.
Dacă în cazul în care suntem pe cale să începem sau să creăm o nouă afacere, este posibil să proiectăm și o organigramă care să explice ceea ce sperăm să realizăm ca viitoare structură ideală a companiei. Aici se definește un model vertical sau orizontal, se crede că primul acordă responsabilități mai mari celor mai înalte funcții; în timp ce al doilea menține un echilibru ceva mai echitabil între toți membrii.
Cele mai frecvente sunt cele care sunt organizate pe verticală, întrucât de obicei se stabilește că un subordonat este condus de un superior imediat, care la rândul său este supravegheat și de altul. În plus, acest tip de schemă ajută la implementarea unei relații mai puțin conflictuale, deoarece diverși factori precum resursele economice și timpul sunt utilizați mai eficient.
Pe de altă parte, cele care sunt orizontale au o mai bună aplicare în acele companii cu un număr mai mare de angajați, având în vedere că aceste organizații sunt mai extinse. Este nevoie de mai multă precizie precum și de mai multă explicație a numeroaselor poziții care funcționează și care intervin unele cu altele.
Câte tipuri de organigrame există și cum sunt
acestea
Este o schemă care organizează eficient grupul de lucru pe care îl reprezintă, așa poți înțelege mai clar modelul organizatoric cu care lucrezi fără a se suprapune funcții și fiecare angajat sau persoană responsabilul știe ce are de făcut, precum și care sunt limitele lui
Ar trebui să se poată aprecia modul în care sunt articulate unitățile de lucru, deoarece în acest fel este posibil să nu se confunde care sunt acțiunile care trebuie făcute pentru îndeplinirea funcțiilor. Fiecare poziție va conveni asupra modului și cui trebuie să raporteze progresul muncii lor. Următorii sunt factorii care ar trebui să ajute la organizarea unei organigrame:
ÎndatoririObiectiveAutoritateCerințeResponsabilitățiRelațiiProceduriIerarhieLimite În funcție de ceea ce se cere, există diferite tipuri de organigrame, deși au în egală măsură aceeași funcție, care este de a structura posturile în cadrul unui grup de lucru. Dar trebuie să ne amintim că fiecare caz este diferit, nu toate companiile din fiecare sector diferit sunt la fel, având în vedere că în fiecare există o distribuție a organizației lor particulare. Structura unei organigrame depinde de activitatea desfășurată în fiecare companie, deci există diferite tipuri.
Organigrama funcțională (Structură)
Acestea reflectă o ordine stabilită bazată pe departamentele care alcătuiesc o companie. În acest fel, fiecăruia dintre ei i se atribuie o anumită sarcină sau specialitate căreia se dedică în exclusivitate. Este foarte frecvent să le găsești în diferite tipuri de companii și de obicei se vorbește despre următoarele tipuri de departamente precum: resurse umane, contabilitate, marketing și publicitate, vânzări, producție și multe altele în funcție de tipul de afacere.
Structura organigramă pe produs
Acest tip reflectă faptul că diversele produse pe care le produce au o relevanță mai mare. În acest fel, se stabilește care dintre aceștia au prioritate și deci ocupă un număr mai mare de angajați și manageri responsabili de producția lor. În acest tip, directorii sunt de obicei plasați ca șefi ai fiecărei zone, care se ocupă de supravegherea fiecărui proces legat de un anumit produs.
Structura organigrama pe tip de client
La acest tip se poate observa clar ca clientii sunt cei care stabilesc modul in care compania si grupul ei de angajati se adapteaza nevoilor lor. Astfel, in functie de fluxul de comenzi si cerintele cerute de clienti, structura firmei se bazeaza pe ierarhii superioare care raspund asteptarilor anumitor clienti. Se stabilește că un grup de angajați trebuie să se concentreze pe lucrul pentru a face față fiecărui client, în funcție de nevoile acestuia, precum și de eventualele probleme particulare.
Organigrama structurii geografice
Este organizat astfel încât cea mai mare prioritate să fie acordată unor teritorii selectate ca fiind cele mai relevante, având în vedere că acestea asigură profituri mai mari companiei. Aceste tipuri de structuri sunt de obicei implementate în companiile din sectorul vânzărilor, deoarece acestea trebuie organizate pe sectoare geografice pentru a-și crește vânzările. Se discută posibilitatea de a avea un grup de angajați care să lucreze într-o anumită zonă teritorială.
Pentru a obține o mai mare eficiență în modelul de organigramă ales, este necesar să se clarifice câtă putere de decizie are fiecare post. În acest fel, se poate obține o mai mare eficiență, precum și o mai mare flexibilitate în organizarea muncii în general.
Este important să nu uităm să clarificăm în cadrul structurii organigramei care sunt relațiile de comunicare în cazuri de urgență. De exemplu, ce posturi le pot înlocui pe altele, precum și care sunt relațiile de consiliere și auxiliare. Liniile de comunicare între ele trebuie să fie flexibile și stabilite sub anumite reguli pentru a menține ordinea.
Eventual, la infiintarea unei companii se va folosi o organigrama de baza; dar în timp și pe măsură ce afacerea se extinde, poate fi necesar să se facă modificări aceleiași organigrame pentru a o mări.
Cum se face o organigramă
Înainte de a pregăti unul, se recomandă să se efectueze o analiză a companiei și a membrilor săi pentru a fi clari asupra comenzii, și a modului în care se lucrează sau se așteaptă să se facă. Aveți la îndemână o listă care să includă sarcinile și funcțiile fiecărei poziții. În acest fel este mai rapidă și mai precisă stabilirea ierarhiilor și responsabilităților inerente fiecărei poziții.
Ele pot fi realizate în diferite tipuri de programe de procesare a textului, care includ de obicei șabloane care au deja formatul ideal pentru realizarea acestui tip de grafic. Cel mai comun dintre acestea este Microsoft Word pentru Windows, deși se recomandă utilizarea Orgplus, care a fost dezvoltat special pentru acest scop.
În unele cazuri, poate fi puțin mai complex să reflectăm realitatea structurală a unei companii într-o organigramă, așa că este posibil să descoperim că unele modele prefabricate nu se adaptează la ceea ce căutăm. Puteți începe să proiectați unul de la zero cu ajutorul instrumentelor pe care aceste programe menționate anterior le-au instalat. Acestea conțin instrucțiuni ușor de înțeles și chiar nu necesită mai mult de câteva minute de învățare înainte de a putea începe să proiectați.
