Despre ce este cartea de oaspeti? și inspecția muncii

Deși din septembrie 2016 a fost promulgat un decret care a abrogat caracterul obligatoriu al acestei cerințe, este important să clarificăm care este funcția și importanța acesteia.
O carte de oaspeți reprezintă un spațiu care reflectă vizitele primite în cadrul unității comerciale în care se desfășoară o activitate economică, ca urmare a inspecțiilor sau auditurilor. Această carte constituie o evidență a acestor activități, permițând controlul dezvoltării lor.
De-a lungul timpului, utilizarea sa a fost redusă, astfel că nu mai reprezintă o cerință pe care trebuie să o ai la îndemână în timpul controalelor pentru a evita sancțiunile.
Decretul din 12 septembrie: În anul 2016 a fost promulgat un ordin al Ministerului Ocupării Forței de Muncă prin care se solicita retragerea utilizării acestei cărți. Documentația vizitelor ar reveni apoi în figura inspectorului, care s-ar ocupa cu extinderea raportului (proceselor) de inspecție prin mijloace electronice. Cauza acestei decizii a fost definită ca o măsură de reducere a costurilor, întrucât sarcinile administrative raportate pentru acest concept se ridică la aproximativ 700 de milioane de euro.

Care este cartea de oaspeti
Ea corespunde unui instrument tradițional în care sunt detaliate motivele efectuării inspecțiilor și cele mai remarcabile observații ale acestor proceduri. Utilizarea acestuia datează din vremea când s-a creat figura inspecției muncii, rezultată din necesitatea stabilirii ordinii și controlului activităților cu caracter comercial din cadrul teritoriului.
O carte de vizitare permite menținerea istoricului inspecțiilor primite, permițând ofițerului responsabil să se actualizeze cu rezultatele evaluărilor anterioare, permițându-i să verifice dacă observațiile și recomandările extinse în vizitele anterioare au fost implementate.
Anterior, prezența acestei cărți era obligatorie perenă în unitățile în care se desfășurau activități economice. Cărțile nu au putut fi aruncate sub nicio formă, întrucât aceasta a fost cauza aplicării unei sancțiuni.
Informații reflectate în cartea de vizitare: Data inspecției, numele, șeful inspecției, motivele vizitei etc.
În fiecare unitate de activitate comercială era necesară prezența unei cărți de această natură, dacă societatea avea mai multe filiale, fiecare dintre ele trebuia să aibă propriile sale pentru a efectua înregistrările într-un mod anume. Chiar și acele persoane care au desfășurat activități plătite de acasă ar trebui să aibă unul, întrucât în ​​cazul unei inspecții inspectorul ar face cererea.

Format
Deși poate duce la confuzie, acesta nu este orice caiet, nici o foaie de calcul. Este un format acreditat pe care trebuie să-l obținem în unități autorizate pentru vânzarea lui. Se găsesc și în librării.
Cărțile de oaspeți de tip electronic sunt aplicații informatice care îndeplinesc funcția versiunii pe hârtie, dar oferă avantajul de a reduce costul materialului, dezordinea și complicațiile pentru depunerea informațiilor. Inlocuirea formei traditionale cu cea electronica trebuie autorizata de catre autoritatile de munca si securitate sociala . Mai jos vă vom spune despre cerințele pe care trebuie să le îndepliniți pentru a face tranziția de la sistemul tradițional la cel electronic:
Deține un cititor de smart card: acest instrument funcționează cu așa-numitele Smartcard-uri sau cu DNI. Trebuie instalată o echipă de șoferi asociată cu Ministerul Muncii. Trebuie solicitată înregistrarea în sistemul LVE. Formatul electronic nu oferă întotdeauna avantaje, deoarece unii utilizatori afirmă că este greoaie să implementeze utilizarea acestuia.

Înregistrare

În timp ce utilizarea sa a fost în vigoare, această carte a trebuit să fie validată. Aceasta înseamnă că odată ce ai achiziționat carnetul cu formatul aprobat în acest scop, trebuia să mergi la Inspecția Provincială de Muncă și Asigurări Sociale pentru a proceda la înregistrarea acestuia.
Prezentarea documentului în fața autorităților competente a fost cea care i-a dat valabilitate și l-a certificat pentru utilizare în unitatea comercială. Distrugerea și/sau înlocuirea cărții cu alta care nu corespundea registrului a fost considerată abatere gravă.
Reînnoirea cărții prin completarea paginilor s-a realizat pe baza prezentării celei anterioare ca garanție că într-adevăr era necesar un nou caiet.
Pe prima pagină a cărții, șeful inspecției a autorizat folosirea acesteia prin sigilarea fiecărei pagini.

Importanța cărții de oaspeți
Desfășurarea tuturor procedurilor asociate afacerii dumneavoastră cu comandă aduce mari beneficii. Efectuarea înregistrărilor evită problemele care pot duce la sancțiuni și care sunt asociate cu nepăsarea și uitarea. Prezentarea informațiilor în formă scrisă și urmând modele organizatorice ne permite să fim pregătiți în orice moment pentru a primi vizite și inspecții.
A fi clar procesele care implică afacerea dvs. vă va permite să vă exprimați corespunzător în fața autorităților care efectuează inspecțiile.

Este obligatoriu
În trecut, folosirea acestei cărți era obligatorie, și a constituit o cauză de emitere a sancțiunilor, însă, astăzi folosirea ei este facultativă, întrucât, așa cum s-a stabilit anterior, caracterul ei obligatoriu a fost abrogat în septembrie. a anului 2016 de către autoritățile Ministerului Muncii, într-o acțiune de reducere a sarcinii administrative.
Cu toate acestea, este important să păstrați cărțile de oaspeți care se află încă în termen de valabilitate de 5 ani, întrucât în ​​inspecțiile succesive primite le pot solicita.

Raport de procedură
După abrogarea folosirii cărților în 2016, aceasta a început să funcționeze prin emiterea de către inspectori a așa-ziselor diligențe. Aceste documente electronice conțin un raport care definește scenariul găsit în timpul procesului de inspecție. Este de datoria autorității responsabile cu procedura să ofere o descriere obiectivă a condițiilor și aspectelor care au fost supuse evaluării, exprimând așteptările versus realitatea în care se desfășoară activitățile companiei. Pot fi incluse și recomandări pentru angajator.
Deși este un document electronic, acesta trebuie depus și păstrat în mod corespunzător pe o perioadă de 5 ani, conform informațiilor comunicate de Ministerul Muncii, întrucât în ​​cadrul vizitelor succesive se poate solicita prezentarea vechilor procese-verbale de procedură.