Factura pro forma. Ce este și cum se face? Exemple de model

Acordurile comerciale care se semnează între părți, necesită, pentru garantarea și bunăstarea relației, suporturi scrise care servesc drept documentație fizică scrisă a condițiilor și termenilor în care este definită tranzacția. Acestea specifică clar acordurile și angajamentele pe care le reprezintă pentru fiecare dintre părțile integratoare.
Să presupunem că vrei să primești un serviciu sau să achiziționezi un bun, dar vrei să eviți acel moment incomod în care te hotărăști să plătești și descoperi că este în afara bugetului tău. In acest scop, multe persoane aleg sa solicite un document prealabil cu pretul serviciului, astfel pot avea o imagine clara a costului. Factura proforma garanteaza conditiile unei tranzactii.
Este obișnuit ca, în sens practic, să se stabilească o analogie între conceptele facturii proforme și bugete, deoarece în esență informațiile pe care acestea le oferă sunt aceleași: o defalcare a costului fiecăruia dintre serviciile solicitate cu suma individuală și suma globală care corespunde plății. Diferența dintre un buget și o factură proforma este că din punct de vedere juridic bugetul nu are nici un fel de valabilitate, în timp ce proforma are, întrucât este un document care atestă desfășurarea unei activități.
Este important de precizat că acest tip de document este diferit de o factură fiscală, întrucât nu este valabil ca garanție a tranzacțiilor, funcția proformei este pur informativă, și stabilește un angajament.

Importanța acestui document formal
Acest document valabil din punct de vedere juridic oferă protecție părților care fac parte din acord. Imaginați-vă că abordați o companie, furnizor al unui serviciu sau furnizor, întrebați prețul pe care trebuie să îl plătiți pentru a accesa un bun, iar data viitoare când vă apropiați constatați că s-au schimbat condițiile: prețul s-a schimbat, calitatea, beneficiile. Vă adresați furnizorului și declarați că a intervenit o modificare, dar nu puteți exercita nicio acțiune în justiție, deoarece nu aveți dovada acesteia.
Factura proforma te protejeaza de acest tip de eveniment; La fel, dacă sunteți furnizor de servicii și ați încheiat o înțelegere verbală cu un client care a realizat o secțiune de marfă pentru dvs., trebuie să sigilați acea afacere cu un document care vă oferă suport în cazul în care clientul decide să nu respecte plata. acord, întrucât în ​​aceste cazuri puteți exercita acțiuni în justiție care vă despăgubesc nemulțumirea.

Ce este o factură proforma

O putem defini și ca o factură provizorie, întrucât constă într-un acord preliminar stabilit între părți în care sunt stabilite condițiile în care va avea loc tranzacția finală. Într-o proforma model vom găsi următoarele elemente:
Antet cu identificarea respectivă. Data emiterii. Date companie: Nume, NIF, adresa, date de contact. Date client Descrierea produsului sau serviciului, cu costul respectiv. Baza de impozitare Taxa pe valoarea adăugată și deduceri. După cum se dovedește, proforma este un fel de proiect a ceea ce poate fi constituit ca o factură formală. Este evidența stabilirii unui pact între figurile furnizor-client.

Cum îl identific
Deși poate fi similară ca structură cu factura fiscală, atât în ​​ceea ce se referă la ordinea informațiilor, cât și în ceea ce se referă la prezența unei numerotări de referință. Primul lucru care îl identifică este că undeva în document (de obicei în antet) se poate citi identificarea „PROFORMA”. Scopul acestei distincții este de a evita confuzia cu documentele fiscale, care trebuie utilizate în majoritatea procedurilor de depunere a impozitului.
Restul detaliilor de forma si continut adera la structura care gestioneaza documentul fiscal. Taxele la care se va depune tranzactia sunt chiar evidentiate.

Caracteristici
În acest moment, poate că subiectul acestui document vă poate părea ambiguu, deoarece la prima vedere nu există nicio diferență fundamentală între facturile fiscale și cele proforme. Mai jos vom stabili caracteristicile fundamentale ale unei facturi de acest tip pentru a evita confuziile viitoare:
Proforma este un document informativ, nu este dovada unei tranzacții comerciale în sine, totuși determină indicarea unei activități comerciale. Din punct de vedere juridic, acest document este valabil, și determină că a existat un acord preliminar între părți, iar de încălcare a angajamentului stabilit ar putea fi exercitat. În ciuda faptului că prezintă asemănări cu documentele fiscale, acesta nu face parte din contabilitatea companiei. Nu este supus procedurilor de declarare fiscala. Este un document de valabilitate provizorie, pierzându-și valabilitatea în momentul eliberării certificatului. factura fiscala in forma. Puteți prezenta numerotarea, dar aceasta se datorează mai mult unor scopuri de organizare internă decât unei cerințe a organului fiscal. În cele mai multe cazuri, acestea nu sunt listate deoarece este un document care își va pierde valabilitatea.

Factura fiscala
formate Există mai multe formate care sunt valabile pentru construirea și completarea acestui tip de documentație juridică. Puteți crea o factură în format PDF, Word sau Excel, noile tehnologii își fac mereu treaba. O altă opțiune este să obțineți câteva modele proforma gratuite pe care le puteți obține și pe Web. În general, companiile comerciale care folosesc acest tip de formalism în tranzacțiile lor au formate pregătite în prealabil pentru a lucra cu clienții lor și cu cei interesați de produsele și serviciile lor

. Când ar trebui să-l folosesc
Este indicat ca acordurile stabilite cu un anumit caracter de seriozitate intre cele doua parti la o tranzactie comerciala, sa fie exprimate in scris. Deși mulți oameni tind să se bazeze pe cifra unui buget, acest lucru nu este recomandabil, deoarece această cifră nu oferă suport juridic.
Acest document promovează respectarea angajamentelor stabilite, promovând desfășurarea corespunzătoare a acestui tip de activitate, evitând încălcarea acordurilor dintre părți.
Odată efectuată plata, documentul pro forma va fi înlocuit cu un document de tip fiscal, care va deveni o evidență a activității comerciale.